O SOPAB
SOPAB to system dziedzinowy, który opracowaliśmy do realizacji zadań związanych z procesem budowlanym.
SOPAB ma pomóc urzędnikom w prowadzeniu spraw obywateli. Przeznaczony jest m. in. dla organów administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego. System połączy cyfrowe usługi Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego i umożliwi wygodną pracę z dokumentami elektronicznymi. Jego budowa ma na celu poprawę funkcjonowania administracji i usprawnienie realizacji zadań wynikających z ustawy – Prawo budowlane. SOPAB to także ułatwienia dla inwestora.
Pełne wdrożenie wyeliminuje powszechny dzisiaj obowiązek indywidualnego komunikowania się inwestora z różnymi urzędami. Taka komunikacja docelowo będzie następować między urzędami bez konieczności angażowania inwestora.
Cele SOPAB
Praca z dokumentami w formie elektronicznej
Dostarczenie narzędzia do pracy z cyfrowym projektem budowlanym
Automatyzacja i ponowne wykorzystanie danych
Prowadzenie rejestrów w formie elektronicznej z poziomu jednego interfejsu
Automatyzacja w procesie raportowania na potrzeby organów centralnych (GUNB, GUS)
Transparentność i wsparcie funkcji kontrolnych przez organy wyższego szczebla
Zapewnienie bezpośredniego kanału komunikacji pomiędzy organami i obywatelami
Jednolite procedury i sposoby prowadzenia spraw w całym kraju
Zakładane rezultaty wprowadzenia systemu
- zapewnienie jednego interfejsu do obsługi wszystkich systemów w budownictwie – jednolite zasady prowadzenia postępowań w administracji w całym kraju,
- wdrożenie platformy komunikacji i wymiany danych pomiędzy organami w całym kraju, a tym samym zniesienie konieczności przekazywania sobie dokumentów papierowych przez organy,
- automatyzacja postępowań administracyjnych, zmniejszenie liczby błędów, zmniejszenie liczby przesyłek listowych, a tym samym przyspieszenie decyzji administracyjnych w budownictwie,
- uzyskanie rzeczywistych i dokładnych danych dla celów raportowych w oparciu o prowadzone w systemie postepowania, a nie ręcznie wypełniane dokumenty – będzie to też znaczna oszczędność czasu dla organów.
Wdrożenie SOPAB
Wersja podstawowa (MVP)
W I etapie, w 2023 r., stworzyliśmy wersję MVP. Pozwalała ona na:- obsługę w SOPAB kluczowych procesów w organach administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego,
- integrację z cyfrowymi narzędziami np. z EZD PUW, eBudownictwo Wnioski,
- zapewnienie urzędom sprzętu informatycznego.
Rozwój wersji podstawowej
W kolejnym etapie, w 2024 r., przeprowadziliśmy pilotaż SOPAB w 20 urzędach. Pilotaż pozwolił lepiej poznać potrzeby urzędników i urzędniczek. Dzięki programowi pilotażowemu opracowaliśmy ramy pod realizację nowego projektu rozwojowego finansowanego z Funduszy Europejskich.SOPAB 1.0
W latach 2025-2027 będziemy pracować nad dalszym rozwojem systemu. Planowana jest integracja z Elektronicznym Zarządzaniem Dokumentacją RP (EZD RP) oraz z istniejącymi już, kluczowymi rejestrami Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego, takimi jak:- Rejestr Wniosków, Decyzji i Zgłoszeń (RWDZ),
- Rejestr Kontroli Obowiązkowych (RKO-3),
- Rejestr Katastrof Budowlanych (RKB-2).
Pomoc i instrukcje
Pytania i odpowiedzi
Obowiązkowość SOPAB
Czy prowadzenie spraw w SOPAB jest obecnie obowiązkowe, czy jest to tylko wersja testowa i pełne wdrożenie nastąpi w 2029?
Przepisy nie nakładają obowiązku prowadzenia spraw w SOPAB.
Nie ma także w przepisach ustalonej daty, od której SOPAB
miałby być obligatoryjny. Obecnie dostępna jest pilotażowa
wersja SOPAB.
Integracja z portalem e-Budownictwo
Do jakiego systemu "wpadają" wnioski z eBudownictwa? Do SOPABu, na adres do doręczeń elektronicznych, na adres ESP?
Obecnie wnioski wygenerowane do formatu PDF za pośrednictwem
eBudownictwo Wnioski mogą trafić do organu drogą tradycyjną
jako wydruk w formie papierowej lub mogą zostać przesłane jako
załącznik do pisma ogólnego wysłanego przez ePUAP na adres
ESP. Użytkownik SOPAB może pobrać do SOPAB dane z wniosku
wygenerowanego w eBudownictwo Wnioski, złożonego zarówno w
formie papierowej jak i elektronicznej.
Czy niekompletnie wypełniony formularz przez inwestora jest "przepuszczany" przez system czy odsyłany do Inwestora?
Walidacja wniosków, zgłoszeń oraz zawiadomień odbywa się w
systemie eBudownictwo Wnioski. SOPAB nie posiada
funkcjonalności automatycznego odesłania takiego wniosku do
inwestora. Wczytywanie do SOPAB danych z wniosku
wygenerowanego w eBudownictwie Wnioski ma tylko ułatwić
urzędnikowi pracę. Weryfikacja kompletności wniosku leży po
stronie urzędnika.
Na poziomie starostw nadal większość wniosków i dokumentacji wpływa w wersji analogowej (papierowej). Ewentualna zmiana w tym zakresie musi być dobrze przygotowana by urzędnik nie generował (redagował) wniosków na eBudownictwie Wnioski za interesantów, do czego nie jest uprawniony.
SOPAB nie wprowadza zmian w zakresie sposobu składania
wniosków. Jeśli złożony do urzędu wniosek zawiera kod wniosku
z eBudownictwa Wnioski to użytkownik SOPAB może pobrać dane z
takiego wniosku. Ma to jedynie ułatwić mu korzystanie z SOPAB
(nie będzie musiał przepisywać danych). Natomiast dla
urzędnika wiążący jest wniosek, który został złożony do
urzędu.
Kto powinien wprowadzać wszystkie dane dotyczące sprawy: inwestor, projektant, itd.?
Dane dotyczące sprawy powinien wprowadzać pracownik organu. Ma
on możliwość pobrania danych z wniosku wypełnionego na
eBudownictwie Wnioski (np. dane inwestora, pełnomocnika,
lokalizacja inwestycji, opis inwestycji). Użytkownik SOPAB
może edytować pobrane dane (jeśli np. złożony wniosek na
papierze, który wygenerowany został na eBudownictwie Wnioski
zawierał będzie dopisane dodatkowe informacje).
Integracja SOPAB z EZD
Czy wszyscy użytkownicy pobierani są z EZD czy też definiowani w ramach integracji z jakiej są komórki organizacyjnej?
W pilotażu SOPAB dane użytkowników są pobierane z systemu EZD
PUW. Można zawęzić pobieranie użytkowników do odpowiedniej
komórki lub komórek organizacyjnych.
Co w sytuacji jak w EZD zmienią się dane użytkownika?
W przypadku aktualizacji danych użytkownika w EZD PUW, należy
zgłosić ten fakt do GUNB. Docelowo dane te będą zaktualizowane
w SOPAB.
Czy w ramach systemu przewidziano taką integrację, która pozwoli na prawidłowe prowadzenie akt spraw zgodnie z JRWA obowiązującym w danych Urzędzie, dołączanie dokumentów do spraw, zawieszanie wznawianie postępowań, dostęp do akt sprawy stronom postępowania czy przekazanie akt do organów odwoławczych? Jak są pobierane znaki spraw i co w przypadku reorganizacji?
W pilotażu SOPAB sprawy zakładane są w systemie EZD PUW.
Następnie, sprawy są importowane do SOPAB (automatycznie lub
na żądanie użytkownika). Importowane są tylko sprawy o
symbolach klasyfikacyjnych z JRWA wskazanych przez organ w
trakcie integracji systemu EZD PUW i SOPAB. Znak sprawy w
SOPAB jest taki sam jak w EZD PUW. Odpowiednie dane w sprawie,
pisma oraz inne dokumenty są synchronizowane między tymi
systemami. W najbliższym czasie, synchronizacja obejmie
informacje o zawieszeniu, wznowieniu i zakończeniu sprawy oraz
zadekretowaniu sprawy. Przekazywanie akt do innych organów
odbywa się w dotychczasowy sposób. W pilotażu nie jest
dostępna przewidziana funkcjonalność udostępniania akt stronom
postępowania. Taka możliwość będzie w pełnej wersji SOPAB.
Czy po dodaniu ręcznym pisma w EZD zostanie ono następnie zintegrowane automatycznie do SOPAB?
Tak, pisma dodane do sprawy w EZD PUW zostaną zaimportowane do
SOPAB.
Jak włączyć do udziału w pilotażu sprawy, które nie są rejestrowane w EZD, tylko w odrębnym rejestrze wewnętrznym zgodnie z prawem budowlanym? Czy konieczne jest zarejestrowanie wniosku w EZD?
W pilotażu SOPAB nie powinny być prowadzone sprawy, które nie
są rejestrowane w EZD PUW. Pilotaż przygotowany jest w
zakresie spraw dotyczących wniosków dostępnych na portalu
eBudownictwo Wnioski, zarejestrowanych w EZD PUW.
Czy w ramach SOPAB utworzone pisma są automatycznie "uzupełniane" w EZD? Czy konieczna jest praca w 2 systemach: EZD i SOPAB?
Pisma wytworzone w systemie SOPAB są eksportowane do EZD PUW.
W EZD PUW pisma mogą być przekazywane do akceptacji i
podpisywane. W EZD PUW również następuje wysyłka pism. W SOPAB
można dodać informacje o statusie pisma (m.in. wysłano,
podpisano). W przyszłości planuje się wprowadzenie większego
automatyzmu w tym zakresie. Pismo może być również utworzone w
systemie EZD PUW. W takiej sytuacji, w wyniku synchronizacji
pismo zostanie przekazane do SOPAB, tak by stan pism był
identyczny w obu systemach.
Co w przypadku gdy urząd korzysta z własnych szablonów pism w EZD? Czy integracja przewiduje dołączanie do SOPAB takich pism?
Obecnie w SOPAB jest możliwość dodawania własnych szablonów
pism lub wykorzystania podstawowych szablonów dostępnych w
SOPAB. W przypadku gdy urząd korzysta z własnych szablonów
pism w EZD PUW, może on nadal tworzyć pisma w EZD, które
zostaną automatycznie pobrane do SOPAB. Nie jest to jednak
rekomendowany sposób działania, gdyż ze względy na inną
organizację pism w SOPAB (podział na pisma przychodzące,
wychodzące, wewnętrzne), pisma utworzone w EZD PUW mogą nie
pojawić się na właściwej liście.
Czy istnieje lista czynności, które trzeba wykonywać w SOPAB, a które w EZD. Dodatkowo czy można niektóre czynności wykonywać w EZD albo w SOPAB zamiennie? Np. przygotowanie pisma, podpisanie go w EZD i czy można to samo wykonać w SOPAB?
W pilotażowej wersji SOPAB nie jest dostępna obsługa
akceptacji, podpisywania i wysyłki pism. Czynności te są
wykonywane w EZD PUW. Natomiast treść pisma można zamiennie
przygotowywać w SOPAB albo EZD. W SOPAB gromadzone są
szczegółowe dane dotyczące lokalizacji inwestycji, obiektów,
inwestorów, projektantów, które posłużą w przyszłości do
generowania raportów, prowadzenia rejestrów i ewidencji, a
także generowania pism.
Czy istnieje możliwość pracy w SOPAB bez systemu EZD (np. w zakresie doręczenia elektronicznego)?
Obecnie SOPAB działa wyłącznie z systemem EZD PUW. Wymagana
jest integracja obu systemów.
Czy pracownicy kancelarii (kiedy wpłynie wniosek papierowy), mogą wprowadzić go do systemu SOPAB, by potem został on przekazany do odpowiednich osób, a potem poddany dekretacji przez przełożonych?
Wniosek papierowy musi być zarejestrowany w systemie EZD PUW,
tam też zostanie założona sprawa, a następnie przypisana do
odpowiedniego pracownika. Sprawa jest importowana do SOPAB,
gdzie może ją prowadzić wskazany pracownik. Zmiana
prowadzącego sprawy może nastąpić również w SOPAB.
Jak wygląda podpisywanie elektroniczne? Czy podpisany elektronicznie dokument w SOPAB jest automatycznie pismem podpisanym w EZD?
W pilotażu SOPAB dokumenty podpisywane są w EZD PUW. Taki
dokument jest następnie importowany do SOPAB.
Na liście pism w sprawie brak jest daty wpływu pisma. Nie wiadomo, który załącznik był załączony do którego pisma.
W systemie EZD PUW dokumenty powiązane są jako zawartość
koszulki. Pismo przewodnie posiada numer RPW oraz informacje o
dacie wpływu. Dane te są importowane do SOPAB i są odpowiednio
powiązane: pismo przewodnie/wniosek oraz załączniki do niego
Co z tradycyjną wysyłką pism?
Obsługa wysyłki korespondencji papierowej oraz elektronicznej
odbywa się w danym organie w dotychczasowy sposób. W SOPAB nie
ma obsługi wysyłki korespondencji papierowej i elektronicznej,
jest ona dostępna w EZD PUW. Utworzone pismo może być wysłane
w dowolny sposób, natomiast można wprowadzić w SOPAB
informację jakiego sposobu komunikacji życzy sobie inwestor,
pełnomocnik lub strona postępowania.
Co w przypadku jeśli pismo nie zostało zaakceptowane przez przełożonego i wraca do wprowadzenia w nim zmian. Gdzie należy tego dokonać, w EZD czy w SOPAB? Jaka jest ścieżka wprowadzenia w nim zmian?
W pilotażu SOPAB nie ma procesu akceptacji i podpisywania
dokumentów. Proces ten jest przeprowadzany w EZD PUW.
Użytkownik po odrzuceniu pisma przez przełożonego może je
poprawić w EZD PUW albo w SOPAB. Zmienione dokumenty będą
synchronizować się automatycznie pomiędzy systemami.
Czy wysyłka korespondencji będzie możliwa tylko w EZD?
Pisma mogą być przygotowane w SOPAB (jest to rekomendowana
droga). Natomiast w pilotażowej wersji SOPAB nie posiada
obsługi procesu akceptacji, podpisywania oraz wysyłki
korespondencji. Te funkcje zapewnia EZD PUW.
Co z tzw. pismami wpływającymi jedynie do wiadomości organu? Np. przesyłanymi z PINB?
Pisma te powinny być rejestrowane w organie w dotychczasowy
sposób. Jeśli zostaną one dołączone w EZD PUW do sprawy, która
jest prowadzona w SOPAB to będą one widoczne jako nowe pismo
przychodzące w tej sprawie (np. decyzja o pozwoleniu na
użytkowanie zostanie dołączona do sprawy pozwolenia na
budowę).
System mapowy
Czy w zakładce mapy będzie można dodawać własne warstwy?
W pilotażu SOPAB jest jedynie możliwość korzystania z
predefiniowanych warstw.
Czy SOPAB jest zintegrowany z ewidencją gruntów i budynków? Tak aby automatycznie pobierać strony postępowania?
SOPAB jest zintegrowany z usługą Krajowa Integracja Ewidencji
Gruntów, która na chwilę obecną nie udostępnia danych o
stronach postępowania. Docelowo, taka funkcjonalność zostanie
wdrożona w SOPAB kiedy pojawi się usługa, umożliwiająca
systemom odczyt i przekazywanie danych stron trzecich.
RWDZ
Czy pracując w SOPAB trzeba prowadzić RWDZ?
W
przypadku dokumentacji papierowej: czy dane
wniosku/inwestora muszą zostać zarejestrowane odrębnie w
RWDZ a później w SOPAB pobieramy te dane z RWDZ, czy
odwrotnie lub czy należy wykonać obie te czynności?
Integracja SOPAB z RWDZ obejmuje na ten moment pierwszy krok -
rejestrację wniosku. W systemie SOPAB pojawia się numer RWDZ.
W celu rejestracji kolejnych danych, należy zalogować się
bezpośrednio do systemu RWDZ. W docelowej wersji SOPAB,
urzędnik prowadzący sprawy w SOPAB nie będzie musiał
wprowadzać danych do RWDZ. Odpowiednie dane wprowadzone do
SOPAB będą na bieżąco przekazane do RWDZ. Nie będzie
konieczności wykonywania czynności w obu systemach.
Archiwizacja
Czy SOPAB - formalnie - zwalnia organy z dokumentowania
spraw w ramach urzędów (EZD albo system tradycyjny)? A
konkretniej czy wprowadzone zostaną przepisy zwalniające ze
stosowania ustawy o narodowym zasobie archiwalnym? W
przeciwnym wypadku trzeba wdrożyć te sprawy do EZD - jako
elektroniczne albo drukować wszystkie dokumenty z SOPAB
Jak wygląda kwestia archiwizacji w EZD (jeśli wskażemy JRWA
jako elektroniczne)?
Korzystanie z SOPAB nie zwalnia z obowiązków wynikających z
ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach. W pilotażu SOPAB wymagana jest integracja z
systemem EZD PUW, zatem archiwizacja odbywa się w tym
systemie. SOPAB nic nie zmienia w tym zakresie.
Pozostałe pytania
Czy system SOPAB ma wczytany termin załatwienia sprawy zgodnie z prawem budowlanym (21 dni czy 65)? Czy można "zatrzymać" w systemie ten czas, kiedy np. zostanie wysłane wezwanie czy postanowienie?
Prowadząc sprawę użytkownik może wybrać z listy termin, w
którym powinien rozstrzygnąć daną sprawę. Użytkownik systemu
może również wskazać terminy zawieszenia czy innych powodów
wstrzymania biegu sprawy, które wpływają na datę
rozstrzygnięcia sprawy. SOPAB automatycznie przeliczy datę
rozstrzygnięcia oraz ustawi odpowiedni status sprawy.
Czy SOPAB daje możliwość podglądu do innych spraw, prowadzonych przez innych pracowników?
W ramach pilotażu, oprócz roli administratora, dostępna jest
rola pracownika merytorycznego, pozwalająca na edycję spraw
przypisanych dla danego pracownika oraz podgląd spraw innych
pracowników.
Jaki jest sposób procedowania spraw w przypadku awarii technicznej systemu SOPAB, aby interesanci mogli być obsługiwani w sposób ciągły?
Nie przewiduje się specjalnych rozwiązań na wypadek awarii
technicznej systemu SOPAB (podobnie jak w przypadku większości
innych systemów teleinformatycznych wykorzystywanych przez
organy administracji publicznej). W pilotażu SOPAB, podstawowe
dane o sprawie będą także w systemie EZD PUW, co pozwoli w
pewnym zakresie na obsługę spraw i interesantów.
Dokumentacja
Czy jest dostępna dokumentacja wdrożenia i integracji z EZD PUW?
Instrukcja integracji EZD PUW z SOPAB została przygotowana i
przekazana mailowo wszystkim organom, które zgłosiły się do
pilotażu.
Czy przygotowany został opis procesu wymiany danych między SOPAB a EZD?
Opis taki może być przygotowany po ukończeniu implementacji
wszystkich funkcjonalności.
Kiedy nastąpi udostępnienie szczegółowego opisu integracji - procesów biznesowych lub przypadków użycia, związanych zarówno z obsługą spraw na linii EZD - SOPAB, ale też zmian dotyczących przerejestrowywania spraw w EZD do innego znaku (zmiany organizacyjne wymuszające zmianę symbolu komórki organizacyjnej)?
W momencie integracji SOPAB/EZD PUW określone zostaną przez
organ rodzaje spraw pobierane do SOPAB. Przerejestrowanie
znaku sprawy w EZD spowoduje, że sprawa zostanie zaimportowana
do SOPAB z nowym znakiem. W przypadku zmiany symbolu komórki
organizacyjnej lub rozszerzenia symbolu klasyfikacyjnego
niezbędna będzie zmiana konfiguracji integracji systemu
SOPAB/EZD PUW.
Projekt „Rozbudowa Systemu do Obsługi Postępowań Administracyjnych w
Budownictwie i Portalu e-Budownictwo oraz wybranych rejestrów GUNB
(SOPAB 1.0)” jest finansowany w ramach działania FERC.02.01 Wysoka
jakość i dostępność e-usług publicznych, programu Fundusze Europejskie
na Rozwój Cyfrowy 2021-2027 i współfinansowanego ze środków
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
