Portal eBudownictwo
Serwisy GUNB:
Deklaracja dostepności

System do Obsługi
Postępowań Administracyjnych w Budownictwie

SOPAB zapewni spójność cyfrowych procesów w budownictwie i połączy dostępne aktualnie cyfrowe narzędzia.

O SOPAB

SOPAB to system dziedzinowy, dedykowany realizacji zadań związanych z procesem budowlanym.

SOPAB ma pomóc urzędnikom w prowadzeniu spraw obywateli. Przeznaczony jest m. in. dla organów administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego. System połączy cyfrowe usługi Głównego Urzędu Nadzoru Budowalnego i umożliwi wygodną pracę z dokumentami elektronicznymi. Jego budowa ma na celu poprawę funkcjonowania administracji i usprawnienie realizacji zadań wynikających z ustawy – Prawo budowlane. SOPAB to także ułatwienia dla inwestora.

Pełne wdrożenie wyeliminuje powszechny dzisiaj obowiązek indywidualnego komunikowania się inwestora z różnymi urzędami. Taka komunikacja docelowo będzie następować między urzędami bez konieczności angażowania inwestora.

Cele SOPAB

Praca z dokumentami w formie elektronicznej

Dostarczenie narzędzia do pracy z cyfrowym projektem budowlanym

Automatyzacja i ponowne wykorzystanie danych

Prowadzenie rejestrów w formie elektronicznej z poziomu jednego interfejsu

Automatyzacja w procesie raportowania na potrzeby organów centralnych (GUNB, GUS)

Transparentność i wsparcie funkcji kontrolnych przez organy wyższego szczebla

Zapewnienie bezpośredniego kanału komunikacji pomiędzy organami i obywatelami

Jednolite procedury i sposoby prowadzenia spraw w całym kraju

Zakładane rezultaty wprowadzenia systemu

  • zapewnienie jednego interfejsu do obsługi wszystkich systemów w budownictwie – jednolite zasady prowadzenia postępowań w administracji w całym kraju,
  • wdrożenie platformy komunikacji i wymiany danych pomiędzy organami w całym kraju, a tym samym zniesienie konieczności przekazywania sobie dokumentów papierowych przez organy,
  • automatyzacja postępowań administracyjnych, zmniejszenie liczby błędów, zmniejszenie liczby przesyłek listowych, a tym samym przyspieszenie decyzji administracyjnych w budownictwie,
  • uzyskanie rzeczywistych i dokładnych danych dla celów raportowych w oparciu o prowadzone w systemie postepowania, a nie ręcznie wypełniane dokumenty – będzie to też znaczna oszczędność czasu dla organów.

Wdrożenie SOPAB

Wersja podstawowa (MVP)

W I etapie, w 2023 r., powstała wersja MVP. Pozwala ona na:
  • obsługę w SOPAB kluczowych procesów w organach administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego,
  • integrację z cyfrowymi narzędziami np. z EZD PUW, eBudownictwo Wnioski,
  • zapewnienie urzędom sprzętu informatycznego.

Rozwój wersji podstawowej

W kolejnych etapach rozwijane będą bardziej zaawansowane funkcjonalności:
  • pełna integracja z pozostałymi systemami,
  • uwzględnienie realizacji funkcji raportowania na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego oraz podstawowych raportów generowanych w organach aab i nb,
  • pełna integracja z usługami GUGiK i - prezentacja danych z SOPAB na mapie ,
  • budowa od podstaw rejestrów w ramach Systemu SOPAB, które dotychczas funkcjonowały jako niezależne narzędzia (m.in. RKO, RKB, RWDZ) wraz z pełną migracją zgromadzonych w nich danych,
  • budowa modułu analityczno – raportowego w wersji MVP,
  • uruchomienie dodatkowych funkcjonalności, które zostały zidentyfikowane podczas funkcjonowania SOPAB w wersji MVP,
  • dalsze doposażenie organów w sprzęt informatyczny.

Pytania i odpowiedzi

Obowiązkowość SOPAB
Czy prowadzenie spraw w SOPAB jest obecnie obowiązkowe, czy jest to tylko wersja testowa i pełne wdrożenie nastąpi w 2029?
Przepisy nie nakładają obowiązku prowadzenia spraw w SOPAB. Nie ma także w przepisach ustalonej daty, od której SOPAB miałby być obligatoryjny. Obecnie dostępna jest pilotażowa wersja SOPAB.
Integracja z portalem e-Budownictwo
Do jakiego systemu "wpadają" wnioski z eBudownictwa? Do SOPABu, na adres do doręczeń elektronicznych, na adres ESP?
Obecnie wnioski wygenerowane do formatu PDF za pośrednictwem eBudownictwo Wnioski mogą trafić do organu drogą tradycyjną jako wydruk w formie papierowej lub mogą zostać przesłane jako załącznik do pisma ogólnego wysłanego przez ePUAP na adres ESP. Użytkownik SOPAB może pobrać do SOPAB dane z wniosku wygenerowanego w eBudownictwo Wnioski, złożonego zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.
Czy niekompletnie wypełniony formularz przez inwestora jest "przepuszczany" przez system czy odsyłany do Inwestora?
Walidacja wniosków, zgłoszeń oraz zawiadomień odbywa się w systemie eBudownictwo Wnioski. SOPAB nie posiada funkcjonalności automatycznego odesłania takiego wniosku do inwestora. Wczytywanie do SOPAB danych z wniosku wygenerowanego w eBudownictwie Wnioski ma tylko ułatwić urzędnikowi pracę. Weryfikacja kompletności wniosku leży po stronie urzędnika.
Na poziomie starostw nadal większość wniosków i dokumentacji wpływa w wersji analogowej (papierowej). Ewentualna zmiana w tym zakresie musi być dobrze przygotowana by urzędnik nie generował (redagował) wniosków na eBudownictwie Wnioski za interesantów, do czego nie jest uprawniony.
SOPAB nie wprowadza zmian w zakresie sposobu składania wniosków. Jeśli złożony do urzędu wniosek zawiera kod wniosku z eBudownictwa Wnioski to użytkownik SOPAB może pobrać dane z takiego wniosku. Ma to jedynie ułatwić mu korzystanie z SOPAB (nie będzie musiał przepisywać danych). Natomiast dla urzędnika wiążący jest wniosek, który został złożony do urzędu.
Kto powinien wprowadzać wszystkie dane dotyczące sprawy: inwestor, projektant, itd.?
Dane dotyczące sprawy powinien wprowadzać pracownik organu. Ma on możliwość pobrania danych z wniosku wypełnionego na eBudownictwie Wnioski (np. dane inwestora, pełnomocnika, lokalizacja inwestycji, opis inwestycji). Użytkownik SOPAB może edytować pobrane dane (jeśli np. złożony wniosek na papierze, który wygenerowany został na eBudownictwie Wnioski zawierał będzie dopisane dodatkowe informacje).
Integracja SOPAB z EZD
Czy wszyscy użytkownicy pobierani są z EZD czy też definiowani w ramach integracji z jakiej są komórki organizacyjnej?
W pilotażu SOPAB dane użytkowników są pobierane z systemu EZD PUW. Można zawęzić pobieranie użytkowników do odpowiedniej komórki lub komórek organizacyjnych.
Co w sytuacji jak w EZD zmienią się dane użytkownika?
W przypadku aktualizacji danych użytkownika w EZD PUW, należy zgłosić ten fakt do GUNB. Docelowo dane te będą zaktualizowane w SOPAB.
Czy w ramach systemu przewidziano taką integrację, która pozwoli na prawidłowe prowadzenie akt spraw zgodnie z JRWA obowiązującym w danych Urzędzie, dołączanie dokumentów do spraw, zawieszanie wznawianie postępowań, dostęp do akt sprawy stronom postępowania czy przekazanie akt do organów odwoławczych? Jak są pobierane znaki spraw i co w przypadku reorganizacji?
W pilotażu SOPAB sprawy zakładane są w systemie EZD PUW. Następnie, sprawy są importowane do SOPAB (automatycznie lub na żądanie użytkownika). Importowane są tylko sprawy o symbolach klasyfikacyjnych z JRWA wskazanych przez organ w trakcie integracji systemu EZD PUW i SOPAB. Znak sprawy w SOPAB jest taki sam jak w EZD PUW. Odpowiednie dane w sprawie, pisma oraz inne dokumenty są synchronizowane między tymi systemami. W najbliższym czasie, synchronizacja obejmie informacje o zawieszeniu, wznowieniu i zakończeniu sprawy oraz zadekretowaniu sprawy. Przekazywanie akt do innych organów odbywa się w dotychczasowy sposób. W pilotażu nie jest dostępna przewidziana funkcjonalność udostępniania akt stronom postępowania. Taka możliwość będzie w pełnej wersji SOPAB.
Czy po dodaniu ręcznym pisma w EZD zostanie ono następnie zintegrowane automatycznie do SOPAB?
Tak, pisma dodane do sprawy w EZD PUW zostaną zaimportowane do SOPAB.
Jak włączyć do udziału w pilotażu sprawy, które nie są rejestrowane w EZD, tylko w odrębnym rejestrze wewnętrznym zgodnie z prawem budowlanym? Czy konieczne jest zarejestrowanie wniosku w EZD?
W pilotażu SOPAB nie powinny być prowadzone sprawy, które nie są rejestrowane w EZD PUW. Pilotaż przygotowany jest w zakresie spraw dotyczących wniosków dostępnych na portalu eBudownictwo Wnioski, zarejestrowanych w EZD PUW.
Czy w ramach SOPAB utworzone pisma są automatycznie "uzupełniane" w EZD? Czy konieczna jest praca w 2 systemach: EZD i SOPAB?
Pisma wytworzone w systemie SOPAB są eksportowane do EZD PUW. W EZD PUW pisma mogą być przekazywane do akceptacji i podpisywane. W EZD PUW również następuje wysyłka pism. W SOPAB można dodać informacje o statusie pisma (m.in. wysłano, podpisano). W przyszłości planuje się wprowadzenie większego automatyzmu w tym zakresie. Pismo może być również utworzone w systemie EZD PUW. W takiej sytuacji, w wyniku synchronizacji pismo zostanie przekazane do SOPAB, tak by stan pism był identyczny w obu systemach.
Co w przypadku gdy urząd korzysta z własnych szablonów pism w EZD? Czy integracja przewiduje dołączanie do SOPAB takich pism?
Obecnie w SOPAB jest możliwość dodawania własnych szablonów pism lub wykorzystania podstawowych szablonów dostępnych w SOPAB. W przypadku gdy urząd korzysta z własnych szablonów pism w EZD PUW, może on nadal tworzyć pisma w EZD, które zostaną automatycznie pobrane do SOPAB. Nie jest to jednak rekomendowany sposób działania, gdyż ze względy na inną organizację pism w SOPAB (podział na pisma przychodzące, wychodzące, wewnętrzne), pisma utworzone w EZD PUW mogą nie pojawić się na właściwej liście.
Czy istnieje lista czynności, które trzeba wykonywać w SOPAB, a które w EZD. Dodatkowo czy można niektóre czynności wykonywać w EZD albo w SOPAB zamiennie? Np. przygotowanie pisma, podpisanie go w EZD i czy można to samo wykonać w SOPAB? 
W pilotażowej wersji SOPAB nie jest dostępna obsługa akceptacji, podpisywania i wysyłki pism. Czynności te są wykonywane w EZD PUW. Natomiast treść pisma można zamiennie przygotowywać w SOPAB albo EZD. W SOPAB gromadzone są szczegółowe dane dotyczące lokalizacji inwestycji, obiektów, inwestorów, projektantów, które posłużą w przyszłości do generowania raportów, prowadzenia rejestrów i ewidencji, a także generowania pism.
Czy istnieje możliwość pracy w SOPAB bez systemu EZD (np. w zakresie doręczenia elektronicznego)?
Obecnie SOPAB działa wyłącznie z systemem EZD PUW. Wymagana jest integracja obu systemów.
Czy pracownicy kancelarii (kiedy wpłynie wniosek papierowy), mogą wprowadzić go do systemu SOPAB, by potem został on przekazany do odpowiednich osób, a potem poddany dekretacji przez przełożonych?
Wniosek papierowy musi być zarejestrowany w systemie EZD PUW, tam też zostanie założona sprawa, a następnie przypisana do odpowiedniego pracownika. Sprawa jest importowana do SOPAB, gdzie może ją prowadzić wskazany pracownik. Zmiana prowadzącego sprawy może nastąpić również w SOPAB.
Jak wygląda podpisywanie elektroniczne? Czy podpisany elektronicznie dokument w SOPAB jest automatycznie pismem podpisanym w EZD?
W pilotażu SOPAB dokumenty podpisywane są w EZD PUW. Taki dokument jest następnie importowany do SOPAB.
Na liście pism w sprawie brak jest daty wpływu pisma. Nie wiadomo, który załącznik był załączony do którego pisma.
W systemie EZD PUW dokumenty powiązane są jako zawartość koszulki. Pismo przewodnie posiada numer RPW oraz informacje o dacie wpływu. Dane te są importowane do SOPAB i są odpowiednio powiązane: pismo przewodnie/wniosek oraz załączniki do niego
Co z tradycyjną wysyłką pism?
Obsługa wysyłki korespondencji papierowej oraz elektronicznej odbywa się w danym organie w dotychczasowy sposób. W SOPAB nie ma obsługi wysyłki korespondencji papierowej i elektronicznej, jest ona dostępna w EZD PUW. Utworzone pismo może być wysłane w dowolny sposób, natomiast można wprowadzić w SOPAB informację jakiego sposobu komunikacji życzy sobie inwestor, pełnomocnik lub strona postępowania.
Co w przypadku jeśli pismo nie zostało zaakceptowane przez przełożonego i wraca do wprowadzenia w nim zmian. Gdzie należy tego dokonać, w EZD czy w SOPAB? Jaka jest ścieżka wprowadzenia w nim zmian?
W pilotażu SOPAB nie ma procesu akceptacji i podpisywania dokumentów. Proces ten jest przeprowadzany w EZD PUW. Użytkownik po odrzuceniu pisma przez przełożonego może je poprawić w EZD PUW albo w SOPAB. Zmienione dokumenty będą synchronizować się automatycznie pomiędzy systemami.
Czy wysyłka korespondencji będzie możliwa tylko w EZD?
Pisma mogą być przygotowane w SOPAB (jest to rekomendowana droga). Natomiast w pilotażowej wersji SOPAB nie posiada obsługi procesu akceptacji, podpisywania oraz wysyłki korespondencji. Te funkcje zapewnia EZD PUW.
Co z tzw. pismami wpływającymi jedynie do wiadomości organu? Np. przesyłanymi z PINB?
Pisma te powinny być rejestrowane w organie w dotychczasowy sposób. Jeśli zostaną one dołączone w EZD PUW do sprawy, która jest prowadzona w SOPAB to będą one widoczne jako nowe pismo przychodzące w tej sprawie (np. decyzja o pozwoleniu na użytkowanie zostanie dołączona do sprawy pozwolenia na budowę).
System mapowy
Czy w zakładce mapy będzie można dodawać własne warstwy?
W pilotażu SOPAB jest jedynie możliwość korzystania z predefiniowanych warstw.
Czy SOPAB jest zintegrowany z ewidencją gruntów i budynków? Tak aby automatycznie pobierać strony postępowania?
SOPAB jest zintegrowany z usługą Krajowa Integracja Ewidencji Gruntów, która na chwilę obecną nie udostępnia danych o stronach postępowania. Docelowo, taka funkcjonalność zostanie wdrożona w SOPAB kiedy pojawi się usługa, umożliwiająca systemom odczyt i przekazywanie danych stron trzecich.
RWDZ
Czy pracując w SOPAB trzeba prowadzić RWDZ?
W przypadku dokumentacji papierowej: czy dane wniosku/inwestora muszą zostać zarejestrowane odrębnie w RWDZ a później w SOPAB pobieramy te dane z RWDZ, czy odwrotnie lub czy należy wykonać obie te czynności?
Integracja SOPAB z RWDZ obejmuje na ten moment pierwszy krok - rejestrację wniosku. W systemie SOPAB pojawia się numer RWDZ. W celu rejestracji kolejnych danych, należy zalogować się bezpośrednio do systemu RWDZ. W docelowej wersji SOPAB, urzędnik prowadzący sprawy w SOPAB nie będzie musiał wprowadzać danych do RWDZ. Odpowiednie dane wprowadzone do SOPAB będą na bieżąco przekazane do RWDZ. Nie będzie konieczności wykonywania czynności w obu systemach.
Archiwizacja
Czy SOPAB - formalnie - zwalnia organy z dokumentowania spraw w ramach urzędów (EZD albo system tradycyjny)? A konkretniej czy wprowadzone zostaną przepisy zwalniające ze stosowania ustawy o narodowym zasobie archiwalnym? W przeciwnym wypadku trzeba wdrożyć te sprawy do EZD - jako elektroniczne albo drukować wszystkie dokumenty z SOPAB
Jak wygląda kwestia archiwizacji w EZD (jeśli wskażemy JRWA jako elektroniczne)?
Korzystanie z SOPAB nie zwalnia z obowiązków wynikających z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W pilotażu SOPAB wymagana jest integracja z systemem EZD PUW, zatem archiwizacja odbywa się w tym systemie. SOPAB nic nie zmienia w tym zakresie.
Pozostałe pytania
Czy system SOPAB ma wczytany termin załatwienia sprawy zgodnie z prawem budowlanym (21 dni czy 65)? Czy można "zatrzymać" w systemie ten czas, kiedy np. zostanie wysłane wezwanie czy postanowienie?
Prowadząc sprawę użytkownik może wybrać z listy termin, w którym powinien rozstrzygnąć daną sprawę. Użytkownik systemu może również wskazać terminy zawieszenia czy innych powodów wstrzymania biegu sprawy, które wpływają na datę rozstrzygnięcia sprawy. SOPAB automatycznie przeliczy datę rozstrzygnięcia oraz ustawi odpowiedni status sprawy.
Czy SOPAB daje możliwość podglądu do innych spraw, prowadzonych przez innych pracowników?
W ramach pilotażu, oprócz roli administratora, dostępna jest rola pracownika merytorycznego, pozwalająca na edycję spraw przypisanych dla danego pracownika oraz podgląd spraw innych pracowników.
Jaki jest sposób procedowania spraw w przypadku awarii technicznej systemu SOPAB, aby interesanci mogli być obsługiwani w sposób ciągły?
Nie przewiduje się specjalnych rozwiązań na wypadek awarii technicznej systemu SOPAB (podobnie jak w przypadku większości innych systemów teleinformatycznych wykorzystywanych przez organy administracji publicznej). W pilotażu SOPAB, podstawowe dane o sprawie będą także w systemie EZD PUW, co pozwoli w pewnym zakresie na obsługę spraw i interesantów.
Dokumentacja
Czy jest dostępna dokumentacja wdrożenia i integracji z EZD PUW?
Instrukcja integracji EZD PUW z SOPAB została przygotowana i przekazana mailowo wszystkim organom, które zgłosiły się do pilotażu.
Czy przygotowany został opis procesu wymiany danych między SOPAB a EZD?
Opis taki może być przygotowany po ukończeniu implementacji wszystkich funkcjonalności.
Kiedy nastąpi udostępnienie szczegółowego opisu integracji - procesów biznesowych lub przypadków użycia, związanych zarówno z obsługą spraw na linii EZD - SOPAB, ale też zmian dotyczących przerejestrowywania spraw w EZD do innego znaku (zmiany organizacyjne wymuszające zmianę symbolu komórki organizacyjnej)?
W momencie integracji SOPAB/EZD PUW określone zostaną przez organ rodzaje spraw pobierane do SOPAB. Przerejestrowanie znaku sprawy w EZD spowoduje, że sprawa zostanie zaimportowana do SOPAB z nowym znakiem. W przypadku zmiany symbolu komórki organizacyjnej lub rozszerzenia symbolu klasyfikacyjnego niezbędna będzie zmiana konfiguracji integracji systemu SOPAB/EZD PUW.
Flaga polski z napisem Rzeczpospolita Polska Logo funduszy europejskich Logo GUNB Flaga Uni Europejskiej z napisem Unia Europejska. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego
Flaga polski z napisem Rzeczpospolita Polska Logo funduszy europejskich Flaga Uni Europejskiej z napisem Unia Europejska. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego
Logo GUNB
„SYSTEM DO OBSŁUGI POSTĘPOWAŃ ADMINISTRACYJNYCH W BUDOWNICTWIE (SOPAB) – W WERSJI MVP”
Zrealizowany został w ramach programu Operacyjnego Polska Cyfrowa Oś priorytetowa: E-administracja i otwarty rząd, działanie nr 2.2 „Cyfryzacja procesów back–office w administracji rządowej”. Projekt był finansowany z Funduszy Europejskich.